Aktenarchivierung

Die wachsenden Anforderungen an die Datensicherheit ist ein Hauptaugenmerk. In unserer Informationsgesellschaft kann Wissen innerhalb kürzester Zeit abgerufen und verbreitet werden. Aber kein Fortschritt ohne Risiko: Wenn Firmeninterna oder personenbezogene Unterlagen in die falschen Hände geraten, droht Missbrauch. Deshalb gilt es, sensible Daten verantwortungsbewusst und sicher zu entsorgen. Und das tun wir. Mit modernster Technik werden Altakten vernichtet. Praxen, Kanzleien und Unternehmen des Mittelstands vertrauen auf unsere Dienstleistung. Im Laufe der Jahre sind wir gewachsen. Vom regionalen zum deutschlandweiten Dienstleister mit einer Lagerkapazität von ca. 1.000 m² Halle mit Hochregalsystemen und der Aktenvernichtung. Seit 1992 sind wir deutschlandweit im Einsatz. Das Netz unserer Standorte wird seit der Gründung ständig weiter ausgebaut.

Preisliste Aktenarchivierung/Aktenvernichtung

gültig vom 1. Januar bis 31. Dezember 2018


p9210006_338.jpgSeit 01.09.1994 bieten wir unserer Kundschaft auch den Service der Aktenarchivierung und der DIN-gerechten Aktenvernichtung sowie seit dem 01.01.1997 auch die Verfilmung der Akten auf 16 mm Rollfilm und seit 1997 die Digitalisierung auf CD-ROM an. Unsere Leistungen schließen die Abholung der Akten vor Ort, die Verpackung in Klein- und Großeinheiten, die Verfilmung, die Lagerung sowie die Akteneinsichtnahme und -vernichtung ein. In unserem Archiv steht Ihnen ein hochmodernes Rückverfilmungscenter zur Verfügung, welches Kopien in A4 und A3 erstellt.



Durch den Einlieferer ist bei Akteneinlieferung ein Protokoll mit folgenden Angaben beizufügen:

  • Einlieferer
  • Dauer der Einlagerung (gesetzl. Vorschriften - lt. GmbH-Gesetz 10 Jahre Aufbewahrungspflicht aller Akten)
  • Datum der Vernichtung
  • Art der Vernichtung nach Bundesdatenschutzgesetz DIN 32757 (Sicherheitsstufe 1 - 5)
    (Werden durch den Einlieferer keine Angaben gemacht, so wird nach Sicherheitsstufe 3 vernichtet.)


Verpackung und Abholung/Erstellen von Archivlisten und Sortierung

pro Arbeitskraft 38,00 €/Stunde

  • Transporter bis 3,5 t 1,75 €/km
  • Kastenhänger bis 1,5 t 0,75 €/km
  • Hänger 2-achsig bis 2,5 t 1,25 €/km
  • LKW ab 3,5 – 7,49 t 2,90 €/km (Mindestsatz 150,00 €)

Verpackungsmaterial

Sie können Ihre Ringordner wiederverwenden! - Wir heften Ihre Akten auf Wunsch um in die von uns mitgelieferten Archiv-Sets

  • Stapelkartons für 12 Ordner = 6,50 €
  • Archivbox mit 5 Archivschachteln = 9,00 € (entfällt bei Verfilmung)

Lagergebühren bei körperlicher Aufbewahrung (alle Angaben immer für 1 m³ Akten, verpackt in Stapelkartons)

  • normale Einlagerung in Stapelkartons
    (ohne besondere Bedingungen) 275,00 €/Jahr
  • Einlagerung in Stahlschränken (verschlossen) 330,00 €/Jahr

Digitalisierung von Schriftgut auf DVD

CD-ROM Digitalisierung Preis auf Anfrage
Rückverfilmungskopie A4 1,00 €/Stück
A3 1,00 €/Stück
Einsichtnahme/Film und Beleg 28,00 €/DVD
Vernichtung Schriftgut bei Verfilmung erfolgt nach bestätigter Freigabe durch den Einlieferer.

Einsichtnahme Akten

  • Einsicht in normalverpackte Akten 28,00 € (pro Archivkarton und Ordner)
  • Einsicht in verschlossene Akten 28,00 € (pro angefangene Stunde und Ordner)
  • 30 % der Nettogesamtsumme im voraus bei Akten aus Insolvenzverfahren als Kostendeckung für Verwalter und Behörden

Vernichtung/Entsorgung

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  • Aktenvernichtung nach DIN 32757 / Sicherheitsstufe 3
  • (Recyclingkosten mit Fremdanteilen) 1,00 €/kg
  • A4-Ordner mit Stahlbestandteil 220,00 €/1000 Stück
  • Aktenvernichtung nach DIN 32757




Die Entsorgung erfolgt durch die Gestellung von Aluminiumcontainern in unterschiedlichen

Größen. Dabei handelt es sich um Sicherheitscontainer (mit und ohne Einwurfschlitz), 2fach verschließbar.

Behältertypen:

  • K 480, Fassungsvermögen ca. 120 kg Maße: 800 x 600 x 610 mm, auf Rollen

Preis für Abholung incl. Transport 125,00 €/Behälter

  • W 170, Fassungsvermögen ca. 300 kg Maße: 1065 x 715 x 855 mm, auf Rollen
    Preis für Abholung inkl. Transport 140,00 €/Behälter

Für beide Containerarten werden monatliche Mietgebühren von 17,50 €/Container erhoben.
Für die Vernichtung von Papierdatenträgern gemäß DIN 32757 sowie über sämtliche Arbeitsgänge und den Transport erhalten Sie ein ausführliches Protokoll.


Für die Aktenarchivierung wird durch uns keine Sachversicherung abgeschlossen. Der Abschluss von Versicherungen (Vermögenshaftpflicht etc.) bleibt dem Einlieferer vorbehalten, welche selbstverständlich durch uns vermittelt werden können. Die Kosten hierfür trägt der Einlieferer direkt. Bestandteil des Einlieferungsvertrages oder Auftrages zur Aktenarchivierung sind die „Hinweise zur Akteneinsicht“ der Firma IKV Fester GmbH.

Die Preisliste erlangt Gültigkeit per 1. Januar 2018, Änderungen vorbehalten.

Die Rechnungslegung erfolgt für den Gesamtumfang der Lieferung incl. Entsorgung und sonstiger Leistungen nach Abschluss der Einlieferung und Registratur. Der Rechnungsbetrag ist 10 Tage nach Rechnungsstellung zur Zahlung fällig. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Werden die Lagergebühren nur jährlich zum 1.1. und die Vernichtungskosten nur zum Entsorgungstermin bezahlt, erhöhen sich die Kosten wie folgt:

  • Lagergebühren pro m³ Akten mit Faktor 1,90
  • Aktenvernichtung pro kg Akten mit Faktor 1,80



Hinweise zur Akteneinsicht

Bei der Anforderung von Akten aus Insolvenzverfahren, bei denen die Firma IKV FESTER GmbH mit der Aktenarchivierung beauftragt wurde, bitte ich um Beachtung folgender Hinweise:

Akten aus dem Archivbestand werden nur mit Genehmigung des zuständigen Verwalters bzw. Auftraggebers herausgegeben und sind mittels beiliegendem Formular anzufordern. Die Angaben zur Aktenkennzeichnung sind den Inhaltsverzeichnissen der Aktenarchivierung des jeweiligen Verfahrens zu entnehmen. Diese sind in den Ordnern „Akteneinlagerung IKV FESTER GmbH“ verfahrensspezifisch bereitgestellt. Anforderungen zur Akteneinsicht sollen bitte mindestens 5 Arbeitstage vor dem Bereitstellungstermin vorgelegt werden.Die Bereitstellung angeforderter Akten bis zu einem Umfang von 10 Ordnern erfolgt jeweils bis Mittwoch der Folgewoche beim Empfänger durch den Mitarbeiter der Firma IKV FESTER GmbH. Aktenanforderungen größeren Umfangs bedürfen einer 14-tägigen Vorankündigung und einer gesonderten Liefervereinbarung.

Vereinbarte Rückgabetermine sind zu wahren bzw. Verlängerungen zu beantragen. Der Empfänger hat für den Zeitraum der Aktenherausgabe für eine sichere Verwahrung, den sorgsamen Umgang und die Vollständigkeit der Unterlagen bei Rückgabe Sorge zu tragen. Akteneinsicht und Kopien außerhalb von verfahrenstechnischen Vorgängen sind kosten-pflichtig und am Tag der Akteneinsicht zu bezahlen. Der Aufenthalt sowie der Zutritt zum Aktenarchiv erfolgt auf eigene Gefahr - für Personen und Sachschäden haftet der Verursacher. Das Lager ist jeden Montag in der Zeit von 8.00 bis 14.00 Uhr für Akteneinsichten geöffnet. Es wird um vorherige Anmeldung unter der Rufnummer: (034297) 6940 gebeten.